Heutzutage wachsen die Unternehmen zu komplexen Konzernen zusammen. Es ist ganz normal, dass der Geschäftsführer einer Firma nur noch einen Bruchteil seiner Angestellten kennt. Da fällt es naturgemäß schwer, die Arbeitszeiten aller Beschäftigten zu überwachen. Dies muss jedoch aus vielen verschiedenen Gründen ganz genau getan werden: Der Arbeitgeber möchte natürlich, dass die Mindeststundenzahl erreicht wird. Gleichzeitig dürfen die Überstunden aus gesetzlichen Gründen ein gewisses Maß nicht überschreiten. Außerdem müssen diese genau dokumentiert und entweder ausgeglichen oder ausbezahlt werden. Dieses Datenmaterial per Hand oder auch mit einer Stempelkarte für jeden einzelnen Mitarbeiter anzufertigen ist sehr aufwendig und bedingt einen hohen organisatorischen Zeitaufwand. Der Einsatz einer Online Zeiterfassung bringt Abhilfe.

Was ist eine Online Zeiterfassung?

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Durch eine Online Zeiterfassung werden alle für die Abrechnung relevanten Daten eines Mitarbeiters auf einem Server gespeichert. Der Vorteil liegt vor allem darin, dass verschiedene Leute von ihrem Rechner aus darauf Zugriff haben.
Es ist also nicht mehr notwendig tausende Seiten Papierkram aufzuheben und am Monats- und Jahresende das
entstandene Datenmaterial in den PC einzupflegen. Trotzdem können nachträgliche Änderungen nur von einer besonders bemächtigten Person unter engen Voraussetzungen vorgenommen werden, damit niemand die Möglichkeit zum Betrug erhält.

Wie funktioniert eine Online Zeiterfassung?

Es gibt zahlreiche verschiedene Tools und Programme, die eine Online Zeiterfassung ermöglichen und so einfach wie möglich gestalten. Fast immer wird ein Programm verwendet, das nach Eingabe der Arbeitszeiten automatisch die Stundenanzahl für den Tag und für den Monat errechnet. Manchmal können zusätzlich Notizen hinzugefügt werden. Es ist beispielsweise möglich, die Online Zeiterfassung mit einem stichpunktartigen Tätigkeitsbericht zu verbinden. Dies ist allerdings relativ aufwendig. Außerdem muss dafür an einem PC alles per Hand eingegeben werden.

Online Zeiterfassung mit Transponder und RFID

Eine mittlerweile sehr beliebte Variante der Online Zeiterfassung ist ein System, welches mit RFID kombiniert funktioniert. Das bedeutet, dass auf einem kleinen Chip ein einzigartiger Code gespeichert ist. Diesen Chip bekommt ein Mitarbeiter. Sein Code ist im System der Online Zeiterfassung eindeutig mit seinem Namen verbunden. Wenn der Mitarbeiter seinen RFID Tag nun vor das Lesegerät hält, erkennt dieses den Code und die Uhrzeit und sendet die Informationen an den PC, auf dem ein Programm für die Online Zeiterfassung installiert ist.

Welche Vorteile hat die Online Zeiterfassung mit RFID?

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Die größte Stärke dieser Art der Online Zeiterfassung liegt in ihrer Einfachheit. Das Lesegerät wird im Eingangsbereich des Arbeitsplatzes fest an der Wand montiert. Von nun an müssen die Mitarbeiter nur noch jeden Morgen und Abend (gegebenenfalls auch in den Pause, wenn diese nicht automatisch abgezogen werden) daran denken, ihren RFID Chip vor das Lesegerät zu halten. Je nach System ist es manchmal auch notwendig vorher einen Knopf zu drücken, der besagt, ob es sich um den Start- oder Endzeitpunkt handelt. Auch der Chip selbst ist äußerst praktisch. In der Regel hat er entweder die Form eines kleinen, runden Schlüsselanhängers oder einer normalen Karte, die in den Geldbeutel passt.

Braucht mein Unternehmen eine Online Zeiterfassung?

Fakt ist, dass die Arbeitszeiten festgehalten werden müssen. Dies geht am einfachsten, schnellsten und sichersten mit einer Online Zeiterfassung. Natürlich kostet jedes System zunächst einmal Geld. Umso aufwendiger das System und umso zahlreicher die damit verknüpften Funktionen sind, desto höher liegt der Einspareffekt. Insbesondere dann, wenn Sie eine Zugangssicherung verbauen wollen, ist die Installation einer Online Zeiterfassung eine sinnvolle Maßnahme, da beides eng zusammenhängt. Sprechen Sie uns von adverbis security gerne auf individuelle Maßnahmen zur Einbindung einer Online Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen an und füllen Sie unser Kontakformular aus.

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