Personalerfassung – intelligente Lösungen nutzen

Personalerfassung RFID

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Bei der Personalerfassung geht es darum, möglichst zentral wichtige Daten und Eigenschaften über das Personal in Erfahrung zu bringen und aufzulisten. Entsprechende Systeme bieten somit sinnvolle Archivierungsmöglichkeiten, die es Arbeitgebern in der Verwaltung deutlich erleichtern. So lässt sich Vergleichbarkeit schaffen, aber auch die Suche nach den richtigen Angestellten für bestimmte Projektzuständigkeiten wird vereinfacht. Ebenfalls sinnvoll ist die Verteilung von Zugangs- und Zutrittsberechtigungen, sowie eine Zutrittskontrolle basierend auf den erfassten Personaldaten und bestimmten Aufträgen.
Welche Vorteile die Personalerfassung bietet und wie diese am sinnvollsten durchgeführt werden kann, ist Thema der nachfolgenden Absätze.

Digitale Lösungen zur Personalerfassung sind zeitgemäß

Der Wunsch von Arbeitgebern, personenbezogene Daten der eigenen Angestellten zu dokumentieren und übersichtlich darzustellen, ist besonders in großen und facettenreichen Firmen schon lange gegeben. In früheren Zeiten war die Personalerfassung aber oft ein aufwändiger Prozess, bei dem Berge an Akten entstanden sind. Seitdem die Digitalisierung kostengünstig voranschreitet, gibt es auch digitale Lösungen zur Personalerfassung. Diese erleichtern die einheitliche und schnelle Einordnung aller Aspekte der Personalplanung.
Bei der digitalen Personalerfassung ist die Archivierung daher möglichst sinnvoll gestaltet und lässt sich nach Bedürfnissen der Firma erweitern. So können bei der Personalerfassung neben wichtigen Daten auch Qualifikationen berücksichtigt und dargestellt werden.

Einfache Vergleichbarkeit zwischen Mitarbeitern schaffen

Dank der digitalen Lösungen zur Personalerfassung besteht für Arbeitgeber ein kompakter Überblick über alle relevanten Angaben zum Personalbestand. Qualifikationen und bisherige Erfahrungen werden somit schnell ersichtlich. In Unternehmen mit wenigen Angestellten ist das in der Regel nicht so wichtig, da hier eine bessere Übersicht besteht. Besonders in großen Unternehmen ist so eine Vergleichbarkeit aber von Bedeutung. Bestimmte Projekte sollen von Personen durchgeführt werden, die dafür am besten geeignet sind. Bisherige Erfahrungen in diesem Themengebiet sind daher wichtig und entsprechende Qualifikationen können ebenfalls helfen, sie werden von der Personalerfassung übersichtlich aufgezeigt.
Hinweis: Auch in Sachen Beförderung ist eine übersichtliche Auflistung der Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrung aller potentieller Kandidaten wichtig. Besonders bei der Vorauswahl kann die Personalerfassung hierbei unterstützen.

Benachrichtigungen werden vereinfacht

Firmeninterne Benachrichtigungen werden ebenfalls vereinfacht. Die Lösungen der Personalerfassung bieten somit eine übersichtliche Datenbank, sodass Nachrichten aller Art gefiltert weitergegeben werden können. Das beschleunigt Arbeitsprozesse und macht Angestellten in Personalabteilungen die Arbeit deutlich einfacher. So können nicht nur Projekte eingeteilt, sondern auch von Beginn an über entsprechende Nachrichtensysteme verteilt werden. Da es auch Nachrichten gibt, die raumbezogen übermittelt werden müssen, sind diese dann für bestimmte Gebäudeabschnitte auszulegen. Das kann beispielsweise eine Ankündigung über Renovierungsarbeiten oder ähnliches betreffen.

Personalerfassung für Zugriff- und Zutrittserfassungen

IT- und Sicherheitsabteilung

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Die IT- und Sicherheitsabteilungen von großen Unternehmen benötigen oftmals eine übersichtliche Personalerfassung. Für die IT-Abteilungen hängt das mit wichtigen Zugriffsberechtigungen zusammen. So haben bestimmte Angestellte oft mehr Zugriffsmöglichkeiten und dürfen auf wichtige Dokumente zugreifen, während andere hierfür keine Berechtigung erhalten. Die Personalerfassung bietet dafür die richtige Übersichtlichkeit, um es solchen Abteilungen einfacher zu machen und Änderungen zudem schnell und unkompliziert durchzuführen.
Hinweis: Lizenzen für Softwarepakete sind oft teuer und sollten möglichst effizient eingesetzt werden. Da mit solchen Lizenzen oft eine bestimmte Anzahl an potentiellen Nutzern einhergeht, sollten sie möglichst nach Bedarf implementiert werden.
Aber auch die Sicherheitsabteilung profitiert von der Personalerfassung. In großen Betrieben kommen nur sehr selten die klassischen Schlüssel zum Einsatz. Kontaktlose Alternativen finden daher immer öfter Verwendung. Sie sind in großer Stückmenge oft günstig und bei Verlust kann das betroffene Gerät einfach gesperrt werden. Daher ist die Individualisierung der jeweiligen Geräte anhand der Personalerfassung auch hier eine besonders praktische Lösung. Auch der Zutritt zu bestimmten Bereichen kann zeitweise an berechtigte Personen gebunden werden und lässt sich so einfach managen.

Abrechnungen und Behördliches

Buchführung RFID

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Eine geregelte Personalerfassung hilft auch der Buchführung ungemein weiter. So entsteht eine gute Übersichtlichkeit der jeweiligen Abrechnungen und Löhne. Auch entsprechende Boni können für die Abteilung gut ersichtlich gemacht werden, wodurch der tatsächliche Geldfluss besser aufgeschlüsselt wird. Bei entsprechenden Problemen ist die schnelle Abfrage dieser Daten problemlos möglich.
Auch die Zusammenarbeit mit öffentlichen Behörden wird so deutlich vereinfacht. Hier spielt besonders die übersichtliche Aufschlüsselung der Gehälter des Personals eine Rolle, um die Zahlungen in Bezug auf Steuern und anderen Abgaben fehlerfrei zu gestalten. Bei Nachfragen von behördlicher Seite ist so schnell der Nachweis gebracht, dass alles rechtmäßig und korrekt abläuft.

Personalerfassungen – oft von externen Anbietern

Dienste, die für viele Firmen wichtig sind und immer individuell an die Größe und Art des Unternehmens angepasst werden müssen, werden in vielen Fällen von externen Firmen mit einer gewissen Expertise durchgeführt. Das gilt auch für die Personalerfassung, da diese ebenfalls von individuellen Lösungen geprägt ist. Oftmals ist das Installieren der entsprechenden Systeme nur der erste Schritt. In der Folge müssen dann noch die Daten initial eingepflegt werden. Das ist, wenn es zuvor kein computergesteuertes System gab, leider weiterhin mit hohem Aufwand verbunden. Der Lohn für den Aufwand ist aber ein übersichtliches und praktikables System, das die Arbeit in der Folge deutlich vereinfacht.

Abschließendes Fazit

Besonders Arbeitgeber mit mehreren Organisationsebenen profitieren im großen Stil von einer geordneten und digitalen Personalerfassung. Sie erhalten eine gute Übersicht über ihre Angestellten und können entsprechende Entscheidungen schneller und einfacher treffen. Aber auch andere Abteilungen, wie IT, Sicherheit und Buchhaltung, profitieren ungemein von einem solchen System. Adverbis.de bietet Ihnen dafür ein passendes elektronisches Schließsystemen.

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